合同归档表格范本(3篇)(合同归档模板)

合同归档表格范本 第1篇

合同台账就是用表格的方式将日常合同中的一些信息进行登记、编号,与合同归类存档相配合,方便日常的查找以及信息查询，来看下面的内容：

合同管理台账范本【1】

第一章 总 则

第一条 目的

为加强和细化合同台账资料，规范企业各类合同台账的管理，根据《宏信(郑州)有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》，特制定本办法。

第二条 原则

凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行整理。

第三条 适用范围

本规则除特别指明外，适用于：

一、宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》所涉管理业务范围内的合同;

二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。

第四条 定义

各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。

第五条 组织和职责

一、各承办部门是本制度的主导部门，负责确定人员，负责合同文档管理，负责文档的形成、积累、整理、归档，确保文档的完整性和有效利用性。

二、公司法务部门负责在该过程中，协助各承办部门对合同登记台账的管理工作，进行指导和检查。

第二章 具体实施

第六条 登记模式

合同台账采用总分帐的表格式管理，所有合同建立总账、各承办人建立分账，每份合同都要填写建立档案，填写表格。

第七条 总分台账的具体登记主体

一、合同总账登记

1、开发公司由本公司综合部负责管理登记;

2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理;

3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理;

4、物业公司由总经理助理负责登记管理;

5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理;

6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。

二、部门、项目台账管理

1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理;

2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理;

3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理;

4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理;

5、财务中心由中心各部门经理负责登记管理;

6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。

第八条 合同台帐应包括以下内容：

(一)合同名称;

(二)合同主体、签约方名称;

(三)合同实质内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);

(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);

(五)合同承办部门、承办人;

(六)合同签订时间;

(七)其他应当记载的重要内容。

第九条 合同台帐应附以下资料：

1、合同正本或副本;

2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;

3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电;

5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。

6、有关的重要资料。

第十条 登记时间

各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查。

第十一条 资料补充

各承办部门的合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料。

第十二条 合同登记编号规则和移交

本办法所涉及的合同文档以《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》所规定的办法进行分类编号。

移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。

以双方签字认可后方可完成交接手续。

第十三条 本规则作为《宏信(郑州)有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》的支持文件。

第十四条 本办法发布后提交审查的.合同一律适用本办法。

第十五条 各公司可根据经营管理需要，增加有关表格和完善内容，如不适用，请将管理办法报公司备案。

第十六条 支持文件：《宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》。

第四章 附 则

第十七条 实施细则

本制度的未尽事宜，由各部门补充，提请董事长、总经理批准后实施。

第十八条 解释 修改 废除

本制度的解释权属法务部，修改、废除权属公司董事长办公会。

第十九条 实施时间：本制度实施时间为2013年4月10日。

合同管理台账范本【2】

第一条 为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理， 有限公司《合同管理制度》特制定本办法。

第二条 凡以 有限公司的名义签订的合同，均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账(见附件1)，并同时向公司法务部门备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。

第三条 合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手续，协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。

第四条 合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

第五条 合同台帐应包括以下内容：

1、合同名称;

2、合同主体;

3、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)

6、其他应当记载的重要内容。

第六条 合同台账应附以下资料：

1、合同副本;

2、对方加盖公章的企业法人营业执照等《合同管理制度》中规定对方应提供的资料的复印件;

3、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明; 4、补充合同、会议纪要、往来函电;

5、其他与合同有关的重要资料。

第七条 合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报法务部备案。

如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的，同时报财务部门备案。

第八条 合同台账管理人员、法务人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正

或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。

第九条 使用或借用合同台账资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换;办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。

若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。

第十条 本办法由法务部、首办共同制定并负责解释。

第十一条

本办法自颁布之日起执行。

附件1

合同归档表格范本 第2篇

法律分析：合同的归档整理方法如下：在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。

法律依据：《_民法典》第四百六十九条 当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。

合同归档表格范本 第3篇

合同档案如何归档

现今社会公众的法律意识不断增强，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。知道吗，写合同可是有方法的哦，以下是我精心整理的合同档案如何归档，欢迎大家分享。

一、合同、协议档案是一个单位全部档案的重要组成部分。

它是企事业单位对外进行经营活动、对内进行人事管理的有效凭证，在维护企事业单位合法权益方面发挥着不可替代的重要作用。

（一）合同协议档案反映了企事业单位对外经营活动的情况，是处理经济纠纷、切实维护自身合法权益的有效凭证。合同、协议档案在我校的经营管理工作中发挥了重要作用，例如：2001年学校对外承包食堂，在承包期未满时，承包方就以利润微薄等理由要求退出，我校根据承包协议合法的没收了承包方交纳的押金，保证了校方的利益。又如：2003年我校建设教学楼，8月份与某工程队签订了《建筑施工合同》，合同中双方商定了钢材的价格，到了年底全国钢材价格猛涨，工程队向我校提出要给予钢材价格补贴的要求，并以停工相威胁；我校根据合同据理力争，最终工程队只好按照合同的规定继续施工并如期完成了教学楼建设。

（二）合同、协议档案也是处理人事问题的依据。反映企事业单位与员工聘用情况的合同、协议档案是人事档案的重要组成部分，是单位与被聘用者之间对考核标准、聘用时间、聘用待遇的事先约定，具有法律效力。前些年企事业单位内部往往是正式员工、招聘人员、内退人员、停薪留职人员、待岗人员、临时工等多种身份的人员并存，现在我国加大了企事业单位人事制度改革，各单位在处理停薪留职、待岗、内退人员的问题时，就必须以合同、协议档案作为参考依据；在实施全员聘任工作时，就更要注重做好合同、协议的归档工作。

二、影响合同、协议归档的主要因素

（一）从业人员法律意识淡保1999年我国制定并颁布了全国统一的《合同法》，合同、协议成为了具有法律效力的有效凭证。可是有些职工不学法、不懂法、更不会用法，不懂得在市场经济下合同所具有的法律效力，不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽业务，却不去签订合同或草签合同或签了合同也不及时归档，结果遇到纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足，只好“哑巴吃黄连，有苦说不出”。

（二）从业人员对归档合同和合同管理相互依存的.关系缺乏认识。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止以或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在开始履行合同后，从业人员往往以为合同、协议的作用就到此为止了，忽视了合同、协议的归档工作；可是合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段，如果在履行阶段出现质量问题、经济纠纷，企业就无法利用归档合同来维护自身的合法权益。

（三）企事业单位合同归档管理制度不够完善，部分合同、协议仍处于分散状态。随着市场经济的发展和人事制度改革的推进，各企事业单位产生的合同、协议越来越多，在人们的法律意识、档案意识还不够稳固的现状下，缺乏对合同归档程序的明确规定，个别职能部门为了工作方便，签订的合同往往不顾及单位存档需要，将合同自行保管，造成分散管理。

（四）合同归档管理的信息化程度不高。很多单位签订的是纸质合同，合同归档后仍然以传统的纸质档案形式存在，没有按照现代化管理理念、应用先进的合同归档管理软件把合同以电子文件的形式归档管理。

档案合同管理岗位职责

工作职责：

1、负责公司人力资源、行政事务、企业文化、团队建设、管理体系等管理工作，保证公司内部管理工作顺利进行；

2、根据公司发展目标，制定部门工作计划，定期总结；

3、推行并完善公司的绩效考核工作，统计核算员工工资，准时购买员工社保，及时发放员工福利；

4、合理制定公司招聘计划，管理人才招聘渠道，做好人员招聘及人才储备工作；

5、随着公司发展，不断编制、更新、修正管理制度，并督促制度的落实执行；

6、定期组织公司培训及员工活动，及时了解员工思想动态，提供员工的归属感和凝聚力，调动员工工作积极性；

7、负责行政人事档案合同管理工作及领导安排的其他事务。

职位要求：

1、人力资源、行政管理、工商管理等相关专业大专以上学历；

2、三年以上相关工作经验；

3、熟悉人力资源6大模块，熟悉国家各项劳动人事法规政策，熟悉相关的实际操作运用；

4、具备解决突发事件的能力和较强的分析解决问题能力，熟悉办理社会保险、招聘、培训、绩效考核与绩效管理等工作；

5、具有较强的计划、组织、执行、沟通协调能力和人际关系交往能力，对企业规范化运作具备一定的见解；

6、具有良好的职业道德，踏实稳重，责任心强，有较强的沟通、协调能力，具备较强的书面和口头表达能力。

合同档案管理制度

为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。

二、档案资料管理原则

1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。 ①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。

2、原则上所有原件只作存档，不予外借;

3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。

4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

三、档案资料的移交

1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

四、档案资料的管理办法

1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。

3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。

6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。

7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

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